Przewodniczący Komitetu Organizacyjnego

prof. dr hab. n. med. Jerzy Szaflik, Warszawa

Przewodniczący Komitetu Naukowego

prof. dr hab. n. med. Jacek P. Szaflik, Warszawa

 Regulamin uczestnictwa w konferencji V Międzynarodowa Konferencja OD NAUKI DO PRAKTYKI, Okulistyka – Katamarany

1) ORGANIZATOR/TERMIN

1. Regulamin określa warunki uczestnictwa w Konferencji pod nazwą „V Międzynarodowa Konferencja OD NAUKI DO PRAKTYKI, Okulistyka – Katamarany” organizowanej przez Alfa event sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Żeromskiego 62 lok. 2, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców pod numerem KRS: 0000959611 prowadzonego w Krajowym Rejestrze Sądowym przez Sąd Rejonowy Wrocław- Fabryczna, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP: 8982274966, REGON: 52147925500000, kapitał zakładowy: 5 000 zł; adres mailowy: biuro@alfaevent.pl.
2. Konferencja organizowana jest przy współpracy i na zlecenie Centrum Mikrochirurgii Oka Laser, ul. Dolańskiego 2, 00-215 Warszawa.
3. Konferencja odbędzie się w Centrum Konferencyjnym Hotelu Courtyard by Marriott Gdynia (ul. Jerzego Waszyngtona 19, 81-342 Gdynia) w dniach 24-25 maja 2024 r. w trybie stacjonarnym.
4. Osobą upoważnioną do kontaktu ze strony Organizatora jest: Ewelina Stachurska-Rak, adres mailowy: esr@alfaevent.pl telefon kontaktowy: 514837352.

2) DEFINICJE

Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:

Regulamin – oznacza niniejszy dokument zawierający zbiór zasad i warunków uczestnictwa w Konferencji, dostępny na stronie internetowej pod adresem: https://okolaser-konferencje.pl/

Organizator – Alfa event sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Żeromskiego 62 lok. 2, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców pod numerem KRS: 0000959611 prowadzonego w Krajowym Rejestrze Sądowym przez Sąd Rejonowy Wrocław- Fabryczna, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP: 8982274966, REGON: 52147925500000 oraz Centrum Mikrochirurgii Oka Laser, ul. Dolańskiego 2, 00-215 Warszawa .

Konferencja – oznacza organizowaną przez Organizatora konferencję w formie stacjonarnej pod nazwą:
„V Międzynarodowa Konferencja OD NAUKI DO PRAKTYKI, Okulistyka – Katamarany”.

Rejestracja – oznacza zgłoszenie Organizatorowi chęci uczestnictwa danej osoby fizycznej w Konferencji poprzez wypełnienie Formularza zgłoszeniowego oraz dokonanie opłaty zgodnie z regulaminem opłat.

Formularz zgłoszeniowy – oznacza formularz dostępny na stronie internetowej: okolaser-konferencje.pl za pomocą, którego następuje Rejestracja.

Potwierdzenie zgłoszenia – oznacza komunikat wysyłany przez Organizatora na adres poczty elektronicznej podany przez Uczestnika w procesie Rejestracji, potwierdzający Rejestrację.

Uczestnik – oznacza osobę fizyczną, która została wskazana w Formularzu zgłoszeniowym.

 

3) POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Konferencja adresowana jest do: lekarzy okulistów, lekarzy w trakcie specjalizacji, pielęgniarek (wyłącznie w zakresie sesji pielęgniarskiej).
2. W Konferencji mogą brać udział także przedstawiciele sponsorów. Ich uczestnictwo w Konferencji szczegółowo określa odrębny regulamin.
3. Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się na stronie internetowej pod adresem: okolaser-konferencje.pl.
4. W ramach Konferencji odbędą się sesje tematyczne, kursy i sesje sponsorowane.
5. Postanowienia Regulaminu stanowią integralną część Rejestracji na Konferencję i obowiązują wszystkich Uczestników.
6. Wymagania techniczne niezbędne do korzystania ze strony internetowej Organizatora:
   1. urządzenie mające dostęp do sieci Internet,
   2. dostęp do konta poczty elektronicznej,
   3. poprawnie skonfigurowana, aktualna wersja przeglądarki internetowej obsługująca pliki cookies. Proponowane przeglądarki: Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari.
7. Informacje o Konferencji wraz z podaniem wysokości opłaty, prezentowane na stronie internetowej Organizatora nie stanowią ofert w rozumieniu art. 66 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 380; zm.: Dz. U. z 2016 r. poz. 585). Informacje o Konferencji wraz z podaniem wysokości opłaty stanowią jedynie zaproszenie do zawarcia umowy w rozumieniu art. 71 Kodeksu cywilnego.
8. Konferencja prowadzona jest w języku polskim. Nie wyklucza to jednak wygłaszania prelekcji w innym języku niż język polski.
9. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2009 nr 62, poz. 504).

 

4) WARUNKI UCZESTNICTWA

1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest dokonanie Rejestracji za pośrednictwem Formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji pod adresem: https://okolaser-konferencje.pl/ do dnia 23 maja 2024 roku do godz. 23:59 oraz wniesienie opłaty rejestracyjnej.
2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak odmowa podania danych uniemożliwiających realizację rejestracji może skutkować odmową realizacji zgłoszenia.
3. W celu dokonania rejestracji, Uczestnik na stronie internetowej powinien dokonać rejestracji uczestnictwa oraz dokonać opłaty, jeśli status uczestnictwa tego wymaga.
4. Uczestnik otrzyma potwierdzenie uczestnictwa – certyfikat udziału w Konferencji wraz z punktami edukacyjnymi zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 21 lutego 2022 roku (tj. Dz.U. 2022.464) w sprawie sposobów dopełnienia obowiązku doskonalenia zawodowego lekarzy i lekarzy dentystów.

 

5) OPŁATY

1. 1. Informacja na temat wysokości opłat za uczestnictwo w Konferencji jest zamieszczona na stronie internetowej Konferencji.
   2. Opłatę za udział w Konferencji należy uiścić na konto wskazane przez Organizatora.
   3. Uczestnik może wybrać następujące formy płatności:
      – Płatności BLIK, karta płatnicza, przelew elektroniczny poprzez zewnętrzny system płatności imoje, obsługiwany przez firmę ING Bank Śląski S.A. z siedzibą w Katowicach;

– Płatności BLIK, przelew elektroniczny przelew elektroniczny poprzez zewnętrzny system płatności Przelewy24 obsługiwany przez PayPro S.A.
– tradycyjny przelew bankowy;
– płatność na miejscu gotówką lub kartą;

4. Płatność powinna być wykonana w terminie określonym na fakturze pro forma, lub fakturze VAT.
5. Aby skorzystać ze zniżek należy dokonać rejestracji w wyznaczonym przez Organizatora terminie promocyjnym.
6. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym przez Organizatora na stronie Konferencji, upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu
   jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.

 

6) REZYGNACJA Z UCZESTNICTWA oraz REKLAMACJE

1. Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału w Konferencji i uzyskania zwrotu poniesionych kosztów według poniższych terminów:
   1. Rezygnacja do 90 dni przed Konferencją – uczestnik nie ponosi kosztów anulacji;
   2. Rezygnacja między 90 a 60 dni przed Konferencją – uczestnik ponosi 30% kosztów;
   3. Rezygnacja między 60 a 30 dni przed Konferencją – uczestnik ponosi 50% kosztów;
   4. Rezygnacja między 30 a 14 dni przed Konferencją – uczestnik ponosi 75% kosztów;
   5. Rezygnacja 14 dni przed Konferencją – uczestnik ponosi 100% kosztów.
2. Zgłoszenia rezygnacji należy dokonać pisemnie na adres email: biuro@alfaevent.pl
   Wykreślenie z listy uczestników następuje niezwłocznie po przesłaniu potwierdzenia ze strony Organizatora.
3. Uczestnik może złożyć pisemną reklamację w terminie do 14 dni od dnia zakończenia wydarzenia, reklamację należy przesłać mailowo na adres: biuro@alfaevent.pl; po tym terminie reklamacje nie będą rozpatrywane.

7)  ZGŁASZANIE PRAC

1. 1. Prace na Konferencję mogą być zgłaszane w formie abstraktów do prezentacji ustnej i plakatowej. Przy zgłaszaniu pracy, Autor może dokonać wyboru tematyki oraz formy prezentacji pracy.
   2. Zgłaszanie abstraktu można dokonać do dnia 1 marca 2024 do sesji ustnej i do 31 marca 2024 do sesji plakatowej za pośrednictwem formularza w trybie on-line, a w przypadku problemów dopuszczalne jest także zgłoszenie abstraktu drogą e-mailową pod adres biuro@alfaevent.pl
   3. Nadesłane prace zostaną poddane ocenie recenzentów wybranych z grona Komitetu Naukowego Konferencji, a decyzja o ich przyjęciu i zakwalifikowaniu do prezentacji ustnej albo plakatowej, zostanie przesłana osobom zgłaszającym drogą elektroniczną do 15 kwietnia 2024 r.
   4. Wraz z potwierdzeniem przesłane zostaną wszelkie szczegóły dotyczące przygotowania prezentacji na Konferencję.

5. Prace przygotowane w języku polskim i angielskim powinny być przygotowane wg następującego schematu:
6. Tytuł
7. Autor/Autorzy
8. Afiliacja (dotyczy wszystkich autorów)
9. Streszczenie
10. Streszczenie powinno zawierać:
11. wstęp,
12. materiał i metody,
13. wyniki,
15. Streszczenie nie powinno przekraczać 2200 znaków.
16. Autor, który dokonuje zgłoszenia pracy musi być uczestnikiem Konferencji i jeśli Jego status tego wymaga musi dokonać opłaty konferencyjnej zgodnie z cennikiem zawartym na stronie internetowej Konferencji.
17. Zgłoszenie pracy na Konferencję jest jednoznaczne z wyrażaniem zgody na udzielenie Organizatorowi licencji na publikacje wizerunku zarówno podczas Konferencji jak również po jego zakończeniu przez okres do 6 miesięcy na  platformie Konferencji.

Szczegóły dotyczące udzielenia Umowy licencji zostaną przesłane Autorom.

8) PRAWA AUTORSKIE

1. Nagrywanie, kopiowanie i rozpowszechnianie treści Konferencji jest kategorycznie zabronione.
2. Treści prezentowane są przez właścicieli praw autorskich osobiście lub za zgodą oraz wiedzą właścicieli praw autorskich.
3. Obrót materiałami edukacyjnymi następuje za zgodą ich twórców i nie narusza przepisów prawa, zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

9) OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem danych osobowych jest Organizator: Alfa event sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Żeromskiego 62 lok. 2, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców pod numerem KRS: 0000959611 prowadzonego w Krajowym Rejestrze Sądowym przez Sąd Rejonowy Wrocław- Fabryczna, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP: 8982274966, REGON: 52147925500000, który przetwarza dane osobowe Użytkowników (Uczestników) zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r oraz zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku.
2. Administrator podejmuje wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji. Informacje o szczególnym znaczeniu, w tym dane osobowe oraz informacje związane ze szczegółami płatności zebrane w celu przeprowadzenia transakcji handlowych, są szyfrowane przed transmisją od użytkownika.
3. Dane osobowe, w związku z rejestracją, przechowywane są przez okres, w którym Organizator zobowiązany jest do zachowania danych lub dokumentów je zawierających, dla udokumentowania spełnienia wymagań prawnych, w tym umożliwienia ich kontroli przez organy publiczne.
4. Dane osobowe Uczestnika przetwarzane są w celu przeprowadzenia Konferencji, w tym stworzenia listy uczestników Konferencji.
5. Dokonując rejestracji Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych i ich przekazywanie osobom trzecim dla celów przeprowadzenia Konferencji, w tym do stworzenia listy Uczestników oraz dla potrzeb streamingu. W przypadku, gdy dokonującym Rejestracji nie jest Uczestnik, również wyraża on zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych.
6. Dokonując rejestracji Uczestnik wyraża zgodę na świadczenie usług drogą elektroniczną w celach związanych z przeprowadzeniem Konferencji.
7. Podmiotom danych przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych, możliwości ich poprawiania, usunięcia lub ograniczenia, prawie sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawie do ich przenoszenia, a także prawie do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Dane będą przechowywane do momentu cofnięcia zgody na ich przetwarzanie i nie będą przekazane do państwa trzeciego (poza Europejski Obszar Gospodarczy).
9. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w Konferencji.
10. Organizator przyjął i przestrzega polityki bezpieczeństwa.

10) ZMIANY DANYCH OSOBOWYCH

• 1. Zalogowany w systemie użytkownik może wprowadzać na swoim koncie zmiany danych.
  2. Danych użytych do transakcji zakupu nie można zmienić, ani usunąć, gdyż są one częścią rachunku. Danych zbieranych automatycznie do transakcji zakupu nie da się zmienić lub usunąć.
  3. Użytkownicy mają prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz ich poprawiania. Usunięcie konta użytkownika z serwisu wymaga bezpośredniego kontaktu z Organizatorem i przesłania stosownej prośby na adres e-mail: biuro@alfaevent.pl.

11) ODPOWIEDZIALNOŚĆ

1. Organizator oświadcza, że treści przekazane przez niego w trakcie Konferencji mają charakter wyłącznie edukacyjny. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe u Uczestników lub osób trzecich, w związku lub na skutek wykorzystania przez Uczestników informacji, wiedzy lub umiejętności zdobytych w trakcie Konferencji.
2. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn wyłącznie zależnych od Organizatora, Organizator niezwłocznie poinformuje o tym fakcie Uczestników oraz dokona zwrotu kwot wpłaconych przez Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.
3. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora tzw. „siły wyższej”, Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z uczestnictwem w Konferencji, a także kosztów usług dodatkowych zleconych Organizatorowi przez Uczestników Konferencji.

12) REKLAMACJE

1. Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej za pośrednictwem adresu poczty elektronicznej lub na adres siedziby Organizatora i powinny zawierać: imię i nazwisko zgłaszającego reklamację, adres do korespondencji, adres email, numer telefonu, przedmiot reklamacji, datę Konferencji, wskazanie okoliczności faktycznych uzasadniających reklamację.
2. Reklamacje Uczestnik Konferencji może zgłaszać nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia Konferencji.
3. Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą uwzględniane.
4. Organizator rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni roboczych od daty złożenia reklamacji i przekazuje swoje stanowisko podmiotowi składającemu reklamację w formie, w której złożył reklamację.

13) POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego zamieszczonego na stronie internetowej Konferencji oznacza akceptację postanowień Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.
2. Szczegółowy program Konferencji zostanie zamieszczony na stronie internetowej Konferencji na dwa tygodnie przed planowanym terminem rozpoczęcia Konferencji.
3. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
4. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego.
5. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej.
6. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie od dnia ich zamieszczenia na stronie internetowej.

 

Opracował Zespół Alfa event

 

Serdecznie zapraszamy do złaszania ciekawych przypadków klinicznych! Termin przesyłania abstraktów do sesji ustnej mija 1 marca 2024 roku, a do 31 marca czekamy jeszcze na abstrakty do sesji plakatowej.

1. Prace na Konferencję mogą być zgłaszane w formie abstraktów do prezentacji ustnej i plakatowej. Przy zgłaszaniu pracy, Autor może dokonać wyboru formy prezentacji pracy.
2. Zgłosić abstrakt do sesji ustnej można będzie do dnia 1 marca 2024, a do sesji plakatowej do dnia 31 marca za pośrednictwem formularza w trybie on-line, a w przypadku problemów dopuszczalne będzie także zgłoszenie abstraktu drogą e-mailową pod adres biuro@alfaevent.pl. Formularz on-line zostanie uruchomiony do dnia 19 grudnia 2023 roku.
3. Nadesłane prace zostaną poddane ocenie recenzentów wybranych z grona Komitetu Naukowego Konferencji, a decyzja o ich przyjęciu i zakwalifikowaniu do prezentacji ustnej albo plakatowej, zostanie przesłana osobom zgłaszającym drogą elektroniczną najpóźniej do 15 kwietnia 2024 roku z możliwością wydłużenia tego terminu do 26 kwietnia br.
4. Wraz z potwierdzeniem przesłane zostaną wszelkie szczegóły dotyczące przygotowania prezentacji na Konferencję.
5. Prace przygotowane w języku polskim i angielskim powinny być przygotowane wg następującego schematu: Tytuł, Autor/Autorzy, Afiliacja (dotyczy wszystkich autorów), Streszczenie.
6. Streszczenie powinno zawierać: wstęp, materiał i metody, wyniki i wnioski. Streszczenie nie powinno przekraczać 2200 znaków.
   

REKOMENDOWANE HOTELE
Rezerwacje w specjanych cenach dla Uczestników Koferencji na hasło:
„Okulistyka – Katamarany Gdynia 2024″

Courtyard Gdynia Waterfront (Courtyard by Marriott Gdynia Waterfront) ****
ul. Jerzego Waszyngtona 19, 81-342 Gdynia
/miejsce konferencji, liczba pokoi ograniczona/
Tel. +223064218
Email: CEC.GDNCY@marriott.com

Link do rezerwacji:

Book your group rate for Okulistyka Katamarany B&B 2024

Oferta ważna do dnia 22.04.2024 r.

_____________________________________________

Mercure Gdynia Centrum ****
ul. Armii Krajowej 22, 81372 GDYNIA, Polska
/9 min pieszo, 3 min autem od miejsca obrad/

Cena pokoju 1 os. brutto ze śniadaniem za dobę:
Standard – 490 zł; Superior sea view – 550 zł; Privilage – 580 zł
Cena pokoju 2 os. brutto ze śniadaniem za dobę:
Standard – 540 zł; Superior sea view – 600 zł; Privilage – 630 zł
Rezerwacja według dostępności pokoi.

Email: H3417-RE1@accor.com / H3417-RE3@accor.com

Specjalne ceny do dnia 10.05.2024 r.

_____________________________________________

Hotel Różany Gaj ****

Rabat na hasło: -15% od ceny publikowanej
Recepcja: Tel.:  +48 534 032 258 / +48 58 719 55 55
Email: recepcja@rozanygaj.pl

_______________________________________________

Hotel HOLA GDYNIA
ul. Starowiejska 1, 81-356 Gdynia
https://hola.gdynia.pl/

/10 min na pieszo, 4 min autem od miejsca obrad/

Cena pokoju 1 os. brutto ze śniadaniem za dobę: 395 zł
Cena pokoju 2 os. brutto ze śniadaniem za dobę: 440 zł
Oferta ważna do dnia 14.04.2024 r.

Rezerwacji można dokonać wysyłając maila na adres: office@hola.gdynia.pl

_______________________________________________

Hotel Błękitny Żagiel ***
ul. Franciszka Sędzickiego 19, 81-374 Gdynia
/13 min na pieszo, 4 min autem od miejsca obrad/

TYLKO DOBA 24/25.05.2024 r.

Cena pokoju 1 os. brutto ze śniadaniem za dobę: 352 zł
Cena pokoju 2 os. brutto ze śniadaniem za dobę: 396 zł
Rezerwacja według dostępności pokoi.

Rezerwacji można dokonać wysyłając maila na adres: recepcja@blekitnyzagiel.pl

/ 10 min na pieszo, 4 min autem od miejsca obrad /